各学院：
为加强毕业生合影，学院重大活动、重要会议等声像资源的留存和利用，档案馆拟面向各学院开展声像档案系统使用培训，该系统具备声像文件在线归档、文件题名自动著录、档号自动生成、智能搜图、文件批量下载等功能，为声像档案在线归档和在线利用提供便捷高效的服务。
本次培训，档案馆拟为各学院开通公开目录查询账号和声像档案线上归档账号。学院管理员可在线查询教学类档案目录，在线申请利用，也可在线查询利用本学院已归档声像档案资源。为确保学院管理员熟练使用该系统，现将培训事项通知如下：
一、培训对象
各学院至少派1名负责档案系统账号管理及使用的人员参加培训。
二、培训时间及地点
2026年6月10日14:30-16:00；
教二楼311智慧教室。
三、培训内容
1.声像档案在线归档及在线利用流程演示；
2.公开目录查询及线上查档申请流程演示；
3.远程服务办理流程演示。
四、账户开通要求及联系方式
为保障各学院档案查询利用账号顺利开通及账号日常安全管理，请各学院至少指定1名账号管理员或兼职档案员负责该账号的使用与维护，并填写附件1信息，报档案馆邮箱dang_an@mail.xaut.edu.cn。
账户开通联系人：韩葆睿 61125730
档案馆
2026年6月1日
