校属各单位：
为总结经验、树立典型，表彰在档案工作中成绩突出的先进集体和个人，激励各单位和兼职档案员进一步做好档案管理工作，根据《西安理工大学档案工作先进集体先进个人考评办法》（西理工档案〔2025〕1号），将开展档案工作先进集体及先进个人评选工作。现将有关事项通知如下：
一、评选范围
（一）先进集体：各基层归档单位均可申报。
（二）先进个人：截止到2025年3月在档案馆备案且具有连续1年以上基层档案工作经历的兼职档案员、学院归档工作人员均可申报。
二、评选条件
（一）先进集体条件
认真学习、宣传和贯彻落实国家、学校颁发的有关档案工作的政策法规，严格执行有关档案管理制度；
本单位（部门）有完善的档案工作机制。有明确的分管领导，将档案工作纳入本单位议事日程、计划、总结、相关规章制度及人员岗位职责、考核范围之中。各类档案均有专职或者兼职档案员分工负责，单位档案人员队伍相对稳定，人员调整能及时补充，并及时报档案馆备案；
及时、规范地将本单位工作中形成的档案材料收集、整理、立卷、归档，重视电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体档案的归档工作，保证档案的完整、准确、系统、安全和保密；
与档案馆保持沟通与协调，接受档案馆业务指导，积极组织参与学校档案工作相关活动；
本单位（部门）配有专门预立卷的档案室或档案柜，符合档案管理规范和要求。
（二）先进个人条件
热爱档案工作，档案意识强，负责本单位（部门）档案工作满两年。向本单位（部门）领导和有关人员宣传档案工作法规、制度及有关规定；
根据本单位（部门）特点和文件材料的特征，制定单位（部门）文件材料预立卷类目表，分门别类、合理存放所保管的文件材料，做好文件材料的预立卷工作，以方便利用和立卷归档；
按照《西安理工大学文件材料归档范围及保管期限表》，做好部门文件材料的积累、保管、整理和立卷归档，确保归档文件材料的完整、准确和系统；
确保归档案卷质量，做到组卷合理、排列编号准确、案卷标题拟写符合规范，能准确反映卷内文件的内容，准确提供电子目录；
主动接受档案馆的业务指导和督促检查，每年按规定准时向校档案馆归档；
积极参加档案业务学习，不断提高工作水平；
做好本部门文件材料的安全保管工作。
三、申报及评选方式
（一）各归档基层单位、兼职档案员根据评选条件填写申报表（参见附件），所在单位签署意见后纸质材料于2025年3月13日前报档案馆（金花图书馆一楼105室），电子版请发送至电子邮箱dang_an@mail.xaut.edu.cn。
（二）各单位档案工作先进个人申报名额原则上为1名，已备案兼职档案员人数超过4人的单位（如人事处、教务处、研究生院、科技处、资产与招标管理处）最多可申报2名先进个人。
（三）各学院负责归档工作的人员可申报该年度档案工作先进个人，各学院申报先进个人名额为1名。
（四）学校档案工作领导小组根据各单位上报的材料，结合立卷单位工作实际情况，按照规定的条件评审，确定先进集体和先进个人，并予以表彰。
联系人：韩葆睿
联系电话：61125730
西安理工大学档案馆
2025年3月4日
