校属各（部门）单位：
依据《西安理工大学档案管理办法》（西安理工档案〔2022〕2号）规定，为确保学校2024年度文件归档工作顺利开展、按时完成，现将相关要求通知如下：
一、归档范围：
1.2023年度及之前年份，学校党群、行政、教学、科研、基本建设、出版、外事、人事、财会等各项管理工作中形成的具有保存价值的文件材料（纸质、电子、照片等载体形式）。
2.学校在教学、科研、管理工作中荣获的省部级以上集体获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等，以及学校重大活动中形成的具有保存价值的声像资料、实物及实物清册。
3.新生档案及学生在校期间形成的各类需归入个人档案的文件材料，各学院毕业生合影照片。
4.其他往年应归档，但尚未归档的文件材料。
二、归档时间：
1.学校2023年及以前形成的党群行政类档案、科研类档案、出版类档案、外事类档案、人事类档案、声像类档案，请在2024年上半年完成归档移交工作；
2.学校财会类档案、2024级新生个人档案、毕业生照片档案，请在2024年下半年完成归档移交工作；
3.教学类档案应在各类资料形成后3个月内归档，基建类档案应在项目完成后3个月内归档，重大活动档案应在活动结束后2个月内归档，各立卷单位形成的实物档案应即时归档。
三、归档要求及联系方式：
归档工作严格落实“部门预立卷”制度，归档部门除移交纸质档案（请确保档案的真实、有效、原始，证章完备，字迹清晰无污损）、目录清单外，还应按规定提供相应电子目录文件，并确保纸质档案资料有序分类排列，与目录内容一致。为做好2024年度文件归档工作，学校档案馆将提供业务指导服务。请各单位兼职档案员及时与相关工作人员联系归档事宜，确保记载学校历史记录的文件材料“应归尽归、应管尽管”。
联系人 |
主管档案类型 |
联系电话 |
苗荣 |
党群档案 行政档案 外事档案 |
61125882 |
曹建民 |
教学档案 |
61125730 |
王庆庆、李志强 |
基建档案 科研档案 出版档案 |
61125882、61125730 |
韩阿兰 |
会计档案 |
61125882 |
许行珺 |
人事档案 |
82312328 |
张天庆 |
学生档案 |
61125528 |
王雪荻 |
声像档案 |
82312328 |
四、主要事项
如校属单位档案工作负责人、兼职档案员在2023年至2024年发生调整，请于3月15日前填写《归档单位分管领导及兼职档案员情况报送表》（附件1），签字盖章报送档案馆115室。
联系人：王雪荻
联系方式：82312328
档案馆
2024年2月26日
