校属各（部门）单位：
依据《西安理工大学档案管理办法》（西安理工档案〔2022〕2号）规定，为确保学校2023年度文件归档工作顺利开展、按时完成，现将相关要求通知如下：
一、归档范围：
1.2022年度及之前年份，学校党群、行政、教学、科研、基本建设、出版、外事、人事、财会等各项管理工作中形成的具有保存价值的文件材料（纸质、电子、照片等载体形式）。
2.学校在教学、科研、管理工作中荣获的省部级以上集体获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等，以及学校重大活动中形成的具有保存价值的实物及实物清册。
3.新生档案及学生在校期间形成的各类需归入个人档案的文件材料。
4.其他往年应归档，但尚未归档的文件材料。
二、归档时间：
1.学校各单位形成的档案材料，应按档案馆的规定整理立卷后在次年6月底前归档；
2.各学院和教学单位形成的教学文件材料，应按档案馆的规定整理后归档。应届获得博士、硕士学位毕业研究生的学位论文和学位评审材料应在授予学位后6个月内归档；应届本科毕业生学业成绩表、学籍异动表和学籍登记表应在当年10月底前归档；其他教学综合管理文件材料应在次年4月底前归档；
3.2022级本科及研究生档案于今年4月底前归档，2023级新生档案于今年11月底前归档；
4.科研类档案应当在项目完成后次年6月底前归档；
5.基建类档案应当在项目完成后3个月内归档；
6.仪器设备类档案应当在完成验收后的6个月内归档；
7.财会类档案在会计年度终了后，暂由档案生成单位保管3年，期满后于每年9月底前向档案馆移交；
8.人事类档案在组织人事部门核定完成后在次年4月底前归档；
9.声像类档案应由宣传部整理完成后在次年4月底前归档，毕业生合影照片应于当年10月底前归档；
10.各立卷单位形成的实物档案应即时归档；
11.重大活动档案应当在活动结束后2个月内归档。
三、档案馆联系方式：
为做好2023年度文件归档工作，学校档案馆将提供业务指导服务。请各单位兼职档案员及时与相关工作人员联系归档事宜，确保记载学校历史记录的文件材料“应归尽归、应管尽管”。
联系人 |
主管档案类型 |
联系电话 |
苗荣 |
党群档案 行政档案 外事档案 |
61125882 |
王庆庆、曹建民 |
教学档案 |
61125882、61125730 |
王艳琴、王庆庆 |
基建档案 科研档案 出版档案 |
61125882 |
韩阿兰 |
会计档案 |
61125882 |
许行珺 |
人事档案 |
82312328 |
张天庆 |
学生档案 |
61125528 |
王雪荻 |
声像档案 |
82312328 |
四、主要事项
请档案工作负责人或兼职档案员在2023年发生调整的校属单位填写《归档单位分管领导及兼职档案员情况报送表》（附件1），签字盖章报送档案馆111室。
联系人：王雪荻
联系方式：82312328
档案馆
2023年3月3日
