第一章 总 则
第一条 为加强学生档案标准化、规范化、科学化管理，提高管理水平，充分发挥学生档案在人才培养与学生就业中的作用，保护学生正当权益，根据《干部人事档案工作条例》《高等学校档案管理办法》《西安理工大学档案管理办法》相关规定，结合学校档案工作实际，制订本办法。
第二条 本办法所称学生档案，是指学校在本科生、研究生教育管理和教学实践活动中直接形成的，记录和反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况等方面的，对学生个人具有保存价值的历史记录。
第三条 学生档案管理包括对学生档案材料的收集、整理、鉴定、归（建）档、保管、利用、转递等相关管理工作，坚持真实性、完整性、规范性、安全性原则。
第二章 管理职责
第四条 各学院（培养单位）和相关部门（学生处、学工部、研工部、研究生院、教务处、党委组织部、团委等）是学生档案的形成和提交机构，其职责包括：
（一）要明确学生档案工作的主管领导和管理人员，做好新生档案、在校期间档案及毕业季档案材料的收集、整理、鉴定和移交工作；
（二）确保归档材料齐全、完整，学生在校期间形成的档案真实准确、规范完整，归档及时。
第五条 档案馆是学生档案的管理服务部门，其职责包括：
（一）学校实行学生档案形成部门立卷制度，档案馆负责接收学院和各部门移交的学生档案材料；
（二）科学管理学生档案，遵守保密制度，维护学生档案的完整、准确与安全；
（三）档案馆按照规定向学校有关部门、政府机构、学生所在学院及用人单位提供利用；
（四）提供个人档案中有相关记载情况的存档证明；
（五）做好零散材料的收集、鉴别、插卷和保密等日常管理工作；
（六）对各学院和有关部门的学生档案工作进行监督和指导；
（七）做好毕业生档案转递工作。
第三章 归档范围
第六条 学生档案归档材料包括但不限于以下内容：
（一）本科学生档案包括：高中学籍材料，党团材料，录取通知书，准考证，学生登记表，高考报名登记表，高考体检表，成绩与志愿表，成绩单，毕业生登记表，档案转递单等；
（二）硕士研究生档案包括：高中及大学阶段产生的档案，硕士阶段产生的录取通知书（或录取证明），研究生录取登记表，研究生入学登记表，毕业研究生登记表，学位授予证明，学习成绩单，答辩决议，党团材料，档案转递单等；
（三）博士研究生档案包括：高中、大学及硕士阶段产生的档案，博士阶段产生的录取通知书（或录取证明），研究生报考登记表，研究生录取登记表，研究生入学登记表，毕业研究生登记表，学位授予证明，学习成绩单，答辩决议，专家推荐书，党团材料，档案转递单等；
（四）其他资料：体检材料，支教信息，社会实践及实习材料，参军入伍材料，出国（出境）学习材料，入学前参加工作的工作材料，更改姓名、民族、出生日期的材料等。
第四章 归档流程及要求
第七条 本科生档案归档流程及要求
（一）本科新生入校后，学生档案资料由教务处招生办按教育部有关规定，根据各省（市、区）工作实际，及时移交各学院，学院完成学籍审核后，确保档案齐全完整移交档案馆办理归档手续，归档时间及具体要求以当年通知为准；
（二）学院在整理新生档案时需更换档案馆提供的制式档案袋，核对档案内容并在档案袋封面进行内容项目勾选及签字，提供《西安理工大学本科生档案移交清单》一式两份（附件1），并按学号从小到大的顺序整理移交；
（三）学生在校期间形成的党团材料，由学院负责核查、整理，一般在学生转正后统一密封加盖骑缝章，在毕业前向档案馆移交。移交时学院需提供《西安理工大学本科生档案移交清单》一式两份（附件1），并在档案袋封面勾选内容项目、签字；
（四）学生在校期间学籍发生变动情况（如降级、转专业、休学等），由教务处于每年10月份向档案馆提供学籍变动人员清单，档案馆据此进行档案架位调整；
（五）学生离校前，学院将本科生毕业产生的毕业生登记表、档案转递单等资料收集齐全，并按学号从小到大的顺序整理移交，移交时需提供《西安理工大学本科生档案移交清单》一式两份（附件1），并在档案袋封面勾选内容项目、签字；
（六）《西安理工大学本科生档案移交清单》包括封皮页及目录页，目录页信息需与归档材料内容保持一致，封皮页的移交单位、移交单位领导、移交人、接收单位、接收单位领导、接收人签章信息需齐全。办理移交手续时，交接双方当面清点核查内容，内容无误且移交清单完整，则正式办理归档。
第八条 研究生档案归档流程及要求
（一）研究生新生入校后，档案资料由研究生院统一收齐移交各学院（含研究生录取登记表、研究生入学登记表），学院完成学籍审核后移交档案馆办理归档手续，归档时间及具体要求以当年通知为准；
（二）学院在整理新生档案时需更换档案馆提供的制式档案袋，核对档案内容并在档案袋封面进行内容项目勾选及签字，提供《西安理工大学研究生档案移交清单》一式两份（附件2），并按学号从小到大的顺序整理移交；
（三）学生在校期间形成的党团材料，由学院负责核查、整理，一般在学生转正后统一密封加盖骑缝章，在毕业前向档案馆移交。移交时交接人员需提供《西安理工大学研究生档案移交清单》一式两份（附件2），并在档案袋封面勾选内容项目、签字；
（四）学生在校期间学籍发生变动情况（如降级、转专业、休学等），由研究生院于每年10月份向档案馆提供学籍变动人员清单，档案馆据此进行档案架位调整；
（五）学生离校前，学院将研究生毕业产生的毕业研究生登记表、学位授予证明、学习成绩单、答辩决议（学院盖章）、就业通知书、党团材料、档案转递单等资料收集齐全，并按学号从小到大的顺序整理移交，移交时需提供《西安理工大学研究生档案移交清单》一式两份（附件2），并在档案袋封面勾选内容项目、签字；
（六）《西安理工大学本研究生档案移交清单》包括封皮页及目录页，目录页信息需与归档材料内容保持一致，封皮页的移交单位、移交单位领导、移交人、接收单位、接收单位领导、接收人签章信息需齐全。办理移交手续时，交接双方当面清点核查内容，内容无误且移交清单完整，则正式办理归档。
第五章 学生档案管理利用
第九条 学生档案属需妥善保管的内部文件。学校各相关部门和学院要明确管理人员，并且人员相对稳定，完善档案管理硬件设施，提高档案保管与存放安全性，维护学生档案管理的严肃性。学生档案管理人员如发生工作变动，应当及时办理档案管理工作的交接手续。
第十条 档案馆应根据“安全保密、便于查找”的原则，科学、规范管理学生档案，严防档案的毁损、失散和泄密。档案馆应按规范做好学生档案库房的各项安全管理工作。
第十一条 从事学生教育与管理工作的学校有关部门和学院负责人、辅导员、班主任、导师等相关人员，因工作需要，填写《西安理工大学学生档案查阅审批表》（附件3）后，在指定场所进行查阅。
校外人员因工作需要查阅学生档案，应持单位介绍信或函，由学校或学院相关部门人员带领，填写《西安理工大学学生档案查阅审批表》（附件3）后，在指定场所进行查阅。
第十二条 查阅当事人应当自觉遵守以下规定：
（一）严格遵守保密制度和阅档规定，保证档案的安全，不得随档案管理人员进入档案库房；
（二）不得查阅本人及其亲属的学生档案；
（三）不得将查阅的学生档案带到个人居住地或公共场所；
（四）不允许在档案上圈划、涂抹、篡改、标注、损坏档案材料；
（五）不得随意抽出或增加档案材料；
（六）不得向无关人员泄露档案内容；
（七）未经批准，不得拍照或复印档案内容。
第六章 学生档案的转递
第十三条 学生取得学籍后，凡遇中途退学、转学、入伍、培养方式变更等转出、转入档案情况的，应由教务处、研究生院开具证明，档案才能转递。
第十四条 学生毕业时，学院应根据移交档案数量指派一定人员协助档案馆完成档案核查、装袋、转递工作，保证毕业生档案及时转递。
第十五条 申请档案缓发的学生，需在毕业两年内办理调档手续。毕业生需持就业通知书或者持就业单位人事部门或人才服务机构开具的调档函，到档案馆办理档案转递。
第十六条 滞留档案转递，如为我校在职教职工提档，由人事处师资科核查信息、提供调档函办理；如为校外人员提档，需持就业单位人事部门或人才服务机构开具的调档函，到档案馆办理档案转递。
第七章 附 则
第十七条 本办法由档案馆负责解释。
第十八条 本办法自发布之日起实行。
