西安理工大学档案实体分类编号方案

作者:管理员    来源:西安理工大学档案馆        更新时间: 2015-10-08

一、分类目的

为了适应高等学校档案工作日益发展的需要,贯彻国家教委“六号令”精神, 与全国高校档案管理接轨,统一“高等学校档案”这一概念。依据学校工作职能及 学校档案的构成特点,将我校的全部档案为分类对象,实现档案实体分类、编号、 排架、检索的标准化、规范化和科学化管理。促进学校档案工作整体管理水平的提 高,促进业务素质的深化。充分开发档案信息资源,更好地利用档案为学校发展及 国家建设服务。

二、分类原则

采用“高等学校档案”这一综合概念,以本校全部档案为对象,突出教学、科研 档案在高等学校档案中的中心地位,党政管理档案统帅全局的作用,充分反映学 校档案的形成规律和内容特点,进行统一的实体分类。把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起,归入同一类。适度注意与信息分类体系的协调,类目排列要符合十大类。

三、类目设置

  1. 遵循分类原则,类目排列必须符合逻辑性,做到类与类之间、各类相同级位 之间划分标准一致,类目按概念的从属关系组织,同位类目之间不相互交叉和包容,层次分明。

  2. 类目的设置要有相对稳定性和实用性,使这一分类体系能在较长时期内适用,不受偶然因素和短期行为的影响。

  3. 保证档案的整体性,将学校档案作为一个完整的系统来认识,分类要保持 档案之间的有机联系,保证产生于同一实践领域的各种载体的记录内容能够完整、系统、准确。

四、分类方法

遵循分类原则及类目设置标准,根据学校档案的形成规律和特点,结合档案 记述和反映的内容性质。在符合唯一性、合理性、稳定性的前提下,同一部门的档案不得重号,方便插卷,使其有充分扩展的余地。并能适应计算机管理,发挥检索、 排架的双向功能。对我校的十大类档案进行分类编号,十大类分别是:党群、行政、教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会。在大原则下,个别类别可根据各类档案形成的内容、特点适当进行扩展。高校实体分类法及工作规范没有把声像档 案与高校十大门类一级类目并列。但由于声像档案所具有的特殊性,又必须单独 提出来编号,在形式上构成与十大门类实体档案模式并列的状况。


目前,我校的档案共设有十一个一级类目,类目设置主表名称、标识和主要内容如下

DQ党群

11党务综合

分党委、总支、直属支部综合材料入此

12纪检

13组织

14宣传教育

15统战民主党派材料入此

16工会妇女工作材料入此

17 团委学生社团材料入此

XZ 行政

11综合教职工代表大会和院系、所等单位综合材料入此

12人事师资培养材料入此

13监察审计

14武装保卫

15总务

16档案、图书、文博

JX教学

11综合

12研究生

13本科生

14成人教育


SX 声像     代码

11 综合

12 照(底)片

13 录音带    A

14 录像带    V

15 幻灯片    L

16 磁盘     RP

17 影视胶片  F

13 缩微胶片 M

19 光盘     RG

JJ 基本建设

11 综合

12 工程项目

SB 仪器设备

11  综合

12 仪器设备种类或型号

CB 出版

11 综合

12 学报

13 刊物

14 书稿

15 音像

WS 外事

11 综合

12 出国(境)

13 来校

14 国际合作与会议

15 外国留学生工作

CK 财会

11 综合

12 会计报表

13 会计贱薄

14 会计凭证

15 工资清册

KY科学研究

11综合

12科研课题

ZL 专利

BQ 版权

JZ  奖状

CP 产品生产与科技开发

11 综合

12 产品种类或项目



五、分类编号
        按照《中国档案分类法一教育档案分类表》进行分类标引,给出检索分类号,根据《高等学校档案实体分类法》,结合本校各类档案的内容、特点,编制用于 组成档号的二级或三级类目代号简表。

档号包括年度号、分类号、案卷号三部分,年度号由四位阿拉伯数字组成、采用汉语拼音大写字母加阿拉伯数字相结合的混合号码制


201510200600043.jpg


201510200605004.jpg

201510200604016.jpg