仪器设备类档案管理实施细则

作者:管理员    来源:西安理工大学档案馆        更新时间: 2015-11-13

为了提高我校仪器设备档案的工作质量和管理水平,进一步加强学校国有资产的管理,充分发挥和保证仪器设备档案在学校教学、科研、生产和管理工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》和国家教委颁布的《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》的具体要求,特制定本细则。

1、设备档案工作的基本原则

1.1本细则中所称的仪器设备档案是指使用专项资金,自筹资金等购置、有偿或无偿调人(拨),价值在五万元以上,作为学校固定资产的高、精、尖、稀、新的仪器设备。在制定计划、提出申请、鉴定合同、采购验收、调试运行、管理维修、改造报废等全部过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等载体材料以及随机材料和学校仪器设备管理方面的综合性材料。

1.2学校的仪器设备档案是国家重要的技术储备,是学校仪器设备管理工作中的一个重要组成部分。因此,学校仪器设备档案工作必须纳入学校仪器设备 管理工作之中,与仪器设备计划管理,仪器设备采购供应和仪器设备使用等工作 紧密结合,确保仪器设备文件材料的完整、准确、系统应作为校设备管理部门的职 责之一。

1.3  根据国家教委颁布的《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》并结合仪器设备自身的特点和我校实际情况,仪器设备档案在资产处设分室。分室必须指定专(兼)职档案员负责学校仪器设备档案的形成、积累、收集、整理、立卷和管理工作。分管领导要具体负责,切实做好仪器设备档案的管理工作。校档案馆定期派专人进行业务指导、检查、监督,发现问题,及时处理。

1.4为确保校档案馆对仪器设备档案的统一管理,分室应按照仪器设备档案的管理要求编制档案目录,并向档案馆报送一份完整准确的归档目录。

1.5学校仪器设备档案属国家所有,任何单位和个人都无权占有或随意处置。学校负责仪器设备档案的专(兼)职档案人员在调离本岗位时,必须向接收人员或分管领导移交仪器设备档案。

2、仪器设备档案的归档范围

2.1仪器设备档案一经归档,就要按照制度进行严格管理,不得将仪器设备档案随意改动、涂画、变卖和丢失。

2.2归档的设备文件材料应包括:综合管理性材料;仪器设备从申购到验收使用全过程中形成的各种载体形式的材料。主要内容是:项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样和设备说明、使用手册等全套材料。详见附件。

2.3凡属高、精、尖、稀、新的仪器设备在开箱验收时,必须要有校档案部门的人员参加,负责监督、检查、指导仪器设备文件材料的清点验收工作,并在验收记录上签字。

3、仪器设备档案的立卷归档流程

3.1学校国有资产管理处作为全校仪器设备的主管部门,负责学校仪器设备文件材料的形成、积累、整理和立卷工作。归档的文件材料必须真实反映仪器设备从申购到使用改造的全过程,文件材料与实物相符。

3.2设备分室兼职档案员应负责做好设备文件的积累、整理、分类、编目和保管工作,并按要求向校档案馆移交案卷目录。校档案馆随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员的业务工作。

3.3学校仪器设备使用部门的负责人,应认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作。科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件,对设备的使用、维修、改造做好完整的记录,要确保设备文件的完整、系统、准确。

3.4归档的设备文件要求字迹工整、图样清晰、且必须是原件。严禁使用圆珠笔、铅笔、复写纸等不耐久的书写工具书写。

3.5分室在仪器设备开箱验收后,应及时整理归档。归档中设备验收单、开箱合格证、履历书、试运行记录等文件应采用统一表格,规范书写。

3.6为保证仪器设备档案材料的长期保存和方便使用,凡有重要价值、稀有的、特殊的、精密的、尖端的仪器设备的随机资料应复印一份,以备常用。原件必须归档保存。

4、仪器设备文件材料的整理组卷

4.1坚持由设备文件形成部门立卷的原则。仪器设备验收完成和进口设备索赔期满后,学校设备计划和采购供应部门的专(兼)职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。

4.2根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值、数量和载体形式,保持文件之间的有机联系和便于利用查找的组卷原则,进行系统整理,组成若干案卷。

4.3将最能反映设备购置情况的文件材料,如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理后组成案卷排放在各卷之首,其余的设备文件材料按设备的工作程序和主要内容,依次排列。

4.4仪器设备卷内文件按文字材料在前,图表在后的要求排列,拆除卷内文件中的金属物,用线装订,对破损文件进行修补。

4.5每个案卷组成后,要认真填写卷内目录和备考表,写明本案卷内文件材 料和图纸的总页数,并对卷内文件材料的完整、准确情况,加以说明。

5、仪器设备档案的管理

5.1分类编号

5.1.1按照国家教委颁布的《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》的要求,根据设备档案文件材料的内容构成和形成特点,并结合我校实际情况,编制用于仪器设备档案的二级类目代号简表。

5.1.2仪器设备档案档号=年度号+设备档案分类号+案卷号

模式如下:

image.png 

案卷号按最下位类目流水,年度用仪器设备购置的年度。

5.2设备档案的保管、统计、鉴定和提供利用等应按照《西安理工大学档案管理办法》执行。

仪器设备类档案归档范围和保管期限表