声像载体档案归档须知

作者:管理员    来源:西安理工大学档案馆        更新时间: 2015-10-08

声像档案是学校档案的重要组成部分,它不仅能生动、客观、形象地反映学校 各方面活动的真实面貌,而且还具有现实的查考作用,对研究学校历史、规划未 来、宣传学校、进行传统教育等具有重要的参考使用价值和凭证作用。为了有效地 为学校工作服务,充分发挥声像档案的作用,特制定本细则。

1、声像档案工作的基本原则

1.1学校声像档案系指照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等以音响、画面形象方式记录的专门载体及其相配套的文字材料、是反映学校办学活动和历史发展的原始记录。

1.2声像档案是学校重要的历史财富,按照《中华人民共和国档案法》及国 家教委颁布的《普通高等学校档案管理办法》要求,声像档案必须实行集中统一管理。形成声像档案的部门,要严格按照归档要求努力做好收集、整理、归档工作,确保档案的完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

1.3声像档案的管理必须纳入学校党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中。声像载体材料的记录反映形式以及制作方法、保管条件、利用方式均和 纸质载体不同,学校各部门在工作过程中实行制作工作;建档工作同步管理。要有专人负责,遵循声像载体的特点和规律,进行特殊的收集、整理与保管,定期选择 有保存价值的向校档案馆归档。

2、声像档案归档范围的确定

2.1校电教中心声像挡案形成数量大、利用率高,设分室,指定专人管理档 案,负责收集、整理、保管本部门所形成的照片、录音带、录像带、幻灯片、影视胶片 等挡案材料。在业务上受校档案馆的指导。每年应向校档案馆移交一份完整的声 像档案目录以提高其利用率。

2.2声像档案的鉴定与销毁要严格按照《高等学校档案部门业务建设规范》 第10条执行,不得任意销毁,销毁时应注意按不同的性能釆取不同的销毁方式, 如洗掉去磁等,.

2.3凡属个人非职务拍摄或录制的能反映学校面貌并具有参考价值的照 片、录音带、录像带、幼灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等,交校档案馆归档者,学校将给予适当补偿或奖励。

3、声像载体材料部门立卷和归档流程

3.1学校各院、处、所及宣传、报刊、出版部门和其他形成声像材料的单位, 由各单位兼职档案员收集本单位所形成的声像载体材料,并按规定程序进行系统 整理立卷后向档案馆移交。录相带由电教中心设分室、保管录相档案资料。

3.2在整理组卷、分类过程中,要根据声像载体文件材料形成规律和各种载 体的特点,按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶 片、光盘等,声像载体材料由制作项目单位或个人立卷归档,两个以上单位共同制 作的,由主办单位立卷归挡。

3.3要检查归档材料是否完整、准确、齐全和配套。不能将劣质、残破、性能 低下的载体材料归档。照片及底片要有文宇说明(包括内容、时间、地点、人物和制 作者),其他载体形式要有相应的文字材料,

3.4 归档验收

3.4.1声像档案形成部门应在规定时间内向校档案馆办理移交手续,填写移交目录一式二份,各执一份;归档的声像材料,必须符合国家教委颁布的《高等 学校档案工作规范》质量要求。

3.4.2归档时间原则上要求综合管理材料为次年6月底前,声像载体材料 在完成制作后三个月内归档;照片档案由摄影者或承办单位按立卷流程附以文字 说明后,六个月之内归档。与其它类档案〔如教学、科研等)有密切关系的照片、影片、录像、录音档案材料,可随同其一起归档;个人拍摄、录制或收集的其他声像档 案可随时归档。

3.5学校各部门形成声像档案的经费原则上由本部门开支,归入校档案馆 的照片等、校档案馆可给予适当补偿。

4、声像档案的管理

4.1声像档案的分类编号,按《中国档案分类法:教育档案分类详表》进行分 类标引,给出检黍分突号。根据声像载体内容、特点等编制档案号。

4.2声像载体档案档号=年度号+声像载体档案代号+载体代号(代码)+分类代号(三级类目)+保管单位号 

模式如下:

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其中:

(1)年度号:即声像档案形成的自然年度

(2)声像档案代号:用声像档案开头两个字的拼音大写字母SX

(3)载体代号:根据《高等学校档案工作规范》确定为

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注:其中数字为载体代号、英文字母为载体代码,

(4)分类代号:用两位阿拉伯数字表示三级类目

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(5)案卷序号:分类后的案卷流水号

4.3编目

档案馆对接收的各单位声像档案,按实体分类编制档号及填写卷内目录,并 在目录中注明相应的参见号。按照GB3792.4—85《非书资料著录规则》编制案卷题名,并将案卷级声像档案和文件级声像档案著录卡数据存贮到计算机的数据库 中,为现代化管理做好前期准备工作。

4.4排架与保管

按照不同类型、不同规格声像载体分别排架。照片档案库房保持温度要在15℃〜24℃,在相对湿度55〜65%的环境下保存或按规范中其他声像档案库房温度宜18℃〜25℃,相对湿度35〜45%。磁性载体材料要保存在防磁柜中。每年定期检查库房“八防”情况,及检查档案存数保管情况,发现问题,及时处理。声像档 案的保管期限与相应文宇材料的保管期限一致。

5、声像挡案的开发利用

5.1检索

根据声像档案载体类型、尺幅、依档案号顺序分类排架并编制载体检索目录、 主题检索目录、专业学科分类检索目录。检索到题名、内容的著录卡片。

5.2借阅

5.2.1 建立借阅制度,借阅档案办理登记手续,对借出档案未按期归还者, 档案馆要催还,需续借者应重新办理借阅手续。

5.2.2为保证档案的完整性,母带(底片)一般不借出,特殊情况需办理批准 手续,方可借出。

5.2.3学校各部门利用声像档案时,在不能借出的情况下,由档案馆代为复 制时,经费由部门支付。

5.3利用

校档案馆要想各种办法.提高各类声像载体档案的利用率。开放校史馆,不断 更新、充实校史馆展版内容,充分发挥声像档案的作用,使之成为对学生进行校史 教育的基地,对外宣传的窗口,以扩大学校的影响。