财务类档案归档须知

作者:管理员    来源:西安理工大学档案馆        更新时间: 2015-10-08

为了加强对财会档案的科学管理,提高财会档案的质量和科学管理水平,使之在我校的经济工作中发挥更大的作用,根据《中华人民共和国档案法》,国家教委《高等学校档案工作规范》以及《中华人民共和国会计法》等法律、法规、结合我 校实际情况,制定本细则。

1、财会档案工作的基本原则

1.1财会档案是我校财务部门(包括财务处和独立核算的业务部门,基层单位及各种经济实体)在经济活动中直接形成的具有保存价值的文字材料、凭证、帐 簿、报表等会计核算材料。

1.2财会档案是国家档案的重要组成部分,是我校经济业务活动重要史料和证据。也是我校重要档案之一。必须实行集中统一管理,以确保其完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

1.3我校各单位形成的财会档案,应于会计年度终了后,由各单位财务会计部门兼职档案员按照归档要求,整理立卷,装汀成卷、册、袋,编目保管,在本单位保管利用一年后,编制案卷目录一式三份,一份由单位留存,其余两份随财会档案 一并移交档案馆集中统一管理。

1.4各单位必须把财会档案管理工作作为一项经常性的工作任务,列人单位领导议事日程,把财会档案的立卷、归档工作纳入财务部门管理制度;纳入财会工作计划、规划;纳人财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作时,要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。

1.5根据《中华人民共和国档案法》和上级有关文件精神,校档案馆对不符合财会档案管理制度的现象,有权及时检查和纠正;对造成不良后果的单位和个人,依照《档案法》中有关条款予以处理。

2、财会档案的归挡范围

2.1归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料,必须完整反映财务管理,会计活动的全过程,必须对学校和社会具有参考价值和凭证作用,保证完整、准确、系统,充分考虑财会档案的特点。

2.2归档内容主要包括:综合管理文件;各会计部门的总帐、现金帐、银行帐以及各种分类帐、明细帐、固定资产卡片、清仓核算清册、文件;各种会计凭证;财务预决算;财务成本核算和决策;工资分发表及汇总表,收领料单,回收单等;工资方面形成的有关材料;其它应归档保存的会计资料(详见附件)。

2.3我校已有的会计立卷归挡部门有:经费财务(编号1);预算外财务(2)基建财务(3);校工厂财务(4);伙食科财务(5);印刷厂财务(6);劳动服务公司财务 (7);校工会财务(8);附中财务(9);幼儿园财务(11);后勤处财务(13)接待科财务(15)。

3、财会文件材料的部门立卷及归档流程

3.1坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则,各财会部门专(兼)职档案员负责将积累的文件组卷成册,向学校档案部门移交。

3.2财会档案的立卷应遵循会计核算材料的形成规律和特点,保持其有机联系,便于保管和利用的组卷原则,将归档的会计核算材料收集齐全、完整,根据各类材料的形成时间、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷。

3.2.1案卷封面应按规定逐项填写清楚,标题要简明、确切地反映卷内材料 内容,包括责任者,内容和文件类型、名称,用毛笔或粗钢笔书写,字迹工整、清晰。

3.2.2卷内目录表,定为永久、长期保管的案卷,按规定格式填写,用钢笔或毛笔书写,禁止使用圆珠笔、铅笔;编写页号均从1开始,位置在有书写文字页面的非装订线一侧的下角。

4、财会档案的管理和提供利用

4.1财会档案的分类编号和排列:财会档案采用年代一类别分类法,在类别中以机构为序排列。类别排列顺序如下:11综合类.12.报表类.13帐薄类.14. 凭证类.15.工资类。

4.1.1根据财会档案内容构成和形成特点,编制用于档号的类目代号简表,设置为三级。

4.1.2财会档案档号=年度号+财会档案分类号+单位代号+案卷号。

模式如下:

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4.2逐步实现对财会档案的科学管理和现代化管理,编制系统的案卷目录和必要的检索工具。

4.3财会档案的保管要做到系统排列、存放有序、査找方便;要切实执行安全保管和保密制度。

4.4财会档案要认真负责地为各项工作提供利用。在利用会计档案时应遵 守如下规定。

4.4.1校内单位财务部门,须经本单位负责人同意,方可查阅本单位财会档案。

4.4.2校内单位因工作需要查阅其它单位的财会档案,须经该单位领导履行签章手续,经校财务处领导和档案部门同意后,方可查阅。

4.4.3外单位来查阅我校财会档案的,要持单位介绍信,经主管财务校领导和校财务处领导批准后,方可查阅。

4.4.4所有财会档案的正本一律不外借。如需复印,需办批准手续。

4.4.5查阅财会档案人员,不准在财会档案上随意勾画、记录标记、拆页、更不准抽换、丢失、泄密、涂改。违者视情节轻重,按《档案法》有关条款处理。

5、财会档案的鉴定和销毀

5.1财会档案的保管期限按《财会类档案归档范围和保管期限表》执行。对超过保管期限而仍具有保存价值的会计档案,也可适当延长保管期限。

5.2各种财会档案的保管期限从该财会档案形成的会计年度终了后的第一天起算。

5.3财会档案的鉴定、销毁工作,由校主管领导、挡案馆、财会部门组成鉴定 小组进行。需销毁的财会档案经严格审査,填写《财会档案销毁清册》。报校领导批准,同时上报主管机关备案。每一个参加鉴定,销毁的工作人员应认真清点,核对无误后,在销毁清册上签字盖章,方可销毁。鉴定、销毁工作应建立档案,归档保 存。

5.4鉴定、销毁财会档案时,对其中未了结的债权、债务的原始凭证;涉及外事和产权转让收人的凭证;精减下放,离退休职工,死亡职工,工资改革及调资名 册,落实政策,处理历史遗留问题的凭证;基建项目的下马工程,未完成的建设项 目的会计档案,均应抽出另行立卷,移交档案部门,补充到有关的案卷内保存。

财会类档案归档范围和保管期限