科学技术研究类档案归档须知

作者:管理员    来源:西安理工大学档案馆        更新时间: 2015-10-08

为了加强我校科学技术研究档案(以下简称科研档案〉的管理,充分发挥科研 挡案在学校科研活动及科研管理和现代化建设中的作用,提高科研档案的质量和管理水平,更好地开发科技信息资源,根据《中华人民共和国档案法》,国家教委颁布的《高等学校科学技术研究类档案工作规范》和国家科委、国家档案局联合发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》等法规,结合我校实际情况,特制定本管理实施细则。

1、科研档案工作的基本原则与归档范围

1.1凡在科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表、 数据及声像载体材料,均属科研档案。

1.2科研档案是科研实践活动的真实记录,是重要的信息资源,是科学技术 储备的一种形式。必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

1.3科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分,是科研活动的重要环节,必须纳入科研计划,规划,管理制度和有关人员职责范围之中,各级领导要按 照国家科委,国家档案局的要求将科研档案工作与科研计划管理,课题管理,成果管理等工作紧密结合。实行科研工作和建挡工作“四同步”管理。即下达计划任务 与提出归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收,鉴 定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记,评审科技成果与档案部门 出具科研课题归档情况的证明材料同步。

1.4对重大科研课题的鉴定验收,科研管理部门应要求档案部门参加,档案 部门有责任对鉴定后的科研文件材料归档进行督促、检查,对未归档的科研项目, 不予办理成果申报。

1.5科研档案归档范围的确定

1.5.1科研活动过程中形成应该归档保存的文件材料属国家所有,依照《档案法》所规定的权利和责任,任何单位和个人不得据为己有;不得无故拒绝归档; 不得私自转借,买卖或销毁。保护科研档案的完整、准确、系统和安全是每个科技 人员的职责。

1.5.2归档的科研管理和科研实践活动中形成的文件材料,必须反映科研 管理及科研项目(课题)活动的全过程,保证完整、准确、系统,必须对学校及社会 当前和长远具有参考价值及凭证作用。

1.5.3科技人员调离本课题组时,必须将自己承担的研究文件、数据材料和 报告等整理齐全交课题负责人后,才能办理调离手续,严禁任何人带走科研文件 材料。

1.5.4归档主要内容包括、综合管理、科研课题准备和研究实验(试验)、测 试、总结鉴定、申报奖励、推广应用等全过程形成的材料,具体范围见附件一。归档 的重点是本校承担的科研项目(课题)各个阶段形成的不同载体的文件材料,特别是作为研究结果的依据性原始材料。

2、科研文件材料的部门立卷与归档流程

1为保证案卷质量,课题负责人应在制定课题计划时,向课题组成员布置 平时形成积累材料的任务,并指定专人负责本课题材料的收集、积累、整理。在课 题结束后,由本课题组负责人对所形成的全部资料按归档要求进行审查,并填写 科研成果材料质量审查表,做到归档质量符合完整、准确、系统的要求,然后交校 科技处统一汇总立卷、归档。

2.2归档的科研文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系和完 整性。几个单位合作的项目由主持单位归档保存一整套档案,协作单位只保存自 己所承担任务中的部分。

2.3科研文件材料的形成、积累、整理、归档是科技人员及主管部门的职责,督促、指导、检查科技人员及主管部门做好科研文件材料的归档是挡案人员的职 责,应分别纳人各自岗位责任制,作为考核和衡量工作成绩的依据之一。

2.4归档验收

2.4.1 科研文件立卷时,应参照归档目录表,系统排列,分一卷或多卷整理, 填写卷内目录及课题材料质量审査表,备考表等,并注明密级。

2.4.2归档文件材料排列要求:正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后; 批复在前,请示在后。要印章齐全,审批手续完备,材料完整成套。

2.4.3归档文件书写材料要优良,字迹工整,格式统一,图样清晰,左边应留 有装订线,严禁使用不耐久字迹(如铅笔、圆珠笔、复写纸)材料书写,以利长久保 存。

2.1.4归挡的材料按卷内目录排好顾序后要编写页号,凡有书写文字的页 面均应编号,打号前应拆除金属装订物,采用线绳三眼一线装订。页码的位置打在非装订线一侧的下角。

2.4.5归档时间:科研综合管理性文件在次年的3月底之前,科研课题材料 在鉴定或验收后两个月内归档。

3、科研档案的管理

3.1分类编号:按照《中国档案分类法一教育档案分类表》、《高等学校档案实体分类法》进行分类标引、编目。根据科研档案的内容和特点,结合本校实际, 类目设置为二级。

3.1.1科研类档案号=年度号+科研档案分类号+案卷号 其模式如下:

 image.png

案卷号按最下位类目流水。综合类用自然年度。项目是完成年度。

3.2鉴定和销毁,由课题组,科研管理部门和档案馆组成鉴定小组。根据科研档案的科学价值,以及对经济建设、科技发展、社会进步的作用迸行档案价值的鉴定。

3.2.1对科研课题档案的鉴定.是对整套研究课题档案鉴定和确定每个案卷的保管期限。鉴定课题档案按其任务来源、意义、科技水平和经济及社会效益以及历史价值划分为重大、重要、一般三级。

3.2.2属于重大级研究课题档案,是指国家和各部委下达的重要研究项目, 重要的国际合作项目档案;获得国家级奖的项目,及获得部、省级二等以上科技成 杲奖的项目档案。

3.2.3属于重要级研究课题的档案主要有:国家各部委和省下达的较重要 的研究项目以及一般国际合作项目的档案;获得各部委、省三等以下科技成果奖的项目档案。

3.2.4属一般级研究课题的档案主要是除上述二类以外的…鷇杜研究项3 或者未取得成果的科研档案。

3.3确定具体保管期限,以每个案卷为单元,根据附件一结合学科专亚不同 和科研类型的不同特点制定。

3.4销毁和统计等均按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条行。

4、科研档案的开发利用

4.1努力开发利用科研档案,为提高学校教学质量,学术水平,提高社会和经济效益服务。

4.2充分发挥科研档案的法律凭证作用,为保护科技成果所有权及正确处理科研工作中的各种权益问题提供凭证。

4.3严格科研档案管理,严格执行国家科技保密、专利等法规制度。科研档案主要提供本校利用,本课题成员可随时查阅,非本课题人员需征得本课题负责人同意后方可査阅。外单位不提供利用,如特殊情况,须经科技处负责人,课题组 负责人和档案馆负责人批准后方可查阅。

4.4对归档的科研档案,校档案馆进行科学分类编目,并定期公布馆藏目录,方便利用。

4.5借阅档案手续,按照“西安理工大学查阅利用档案材料的规定”执行。

科学技术研究类档案归档范围和管理