外事类档案归档须知

作者:管理员    来源:西安理工大学档案馆        更新时间: 2015-10-08

外事档案是学校档案的重要组成部分。为了确保和不断提高我校外事档案的质量和管理水平,充分发挥外事档案在学校对外交流、教学和科研活动中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、国家教委颁布的《高等学校档案工作规范》和《西安理工大学档案管理规定》制定本细则。

1、外事档案工作的基本原则

1.1凡本校与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流,友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的材料,均属外 事档案。

1.2外事档案工作必须纳人学校外事工作计划和管理制度中。外事档案的 形成、积累、整理、归档是涉及外事工作的院、系、处和个人在外事活动中的工作职 责。监督检査其归档是外事部门和专(兼)职档案人员的责任。外事部门应将档案 工作与布置、检查、总结外事工作同步进行。

1. 3外事档案是学校的宝贵财富,外事部门要有一位领导分管外事档案工作,外事部门兼职档案人员负责收集和积累外事文件材料,按归档要求规范整理,及时归挡。任何部门和个人不得据为己有或者毁弃。

2、外事档案归档范围的确定

2.1归档的主要内容包括综合管理,出国(境)、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面,具体范围见附件。

2.2归档的重点是重大涉外和国际合作项目,留学生工作活动中形成的不 同载体的文件材料。

2.3本校人员在国外获得的证书、奖章、奖状、奖品,可采取不同方式归档, 或存复印、影印件,外国赠送学校的纪念品、礼品,有保存意义的应归档,归入校档 案馆实物库,不宜长期保存的可保存影印件和清单。

3、外事文件材料的部门立卷和归档流程

3.1归挡的外事文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和 凭证作用;必须反映外事管理,外事活动的全过程,确保其完整、准确、系统。

3.2归档的文件材料要求质地优良,书绘工整,声像清晰,去掉卷内金属物, 禁止使用字迹不耐久的书写工具(如铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等)书写。

3.3凡出国(境)学习、访问、考察、讲学、参加国际会议人员,应在归国后将 在国(境)外各项活动中形成的材料移交外事办公室,由外事办公室立卷归档。

3.4聘请外籍、港澳专家、学者来校任敦、讲学的单位,在任教、讲学结束时, 必须将批准文件、邀请报告、接待计划、讲学计划、讲稿、录音带和工作总结送交外事办公室立卷归档。

3.5接待外籍专家、学者来校作学术报告的单位,必须详细填写一份《外国专家、学者来校作学术报告情况表》,并将录音带和资料送交外事办公室立卷归档。

3.6授予外籍学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料,由外事办公室立 卷归档。

3.7 整理组卷

3.7.1根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体情 况,保持文件材料之间有机联系和便于查找利用的原则组卷。

3.7.2以案卷形式保管的外事文件材料,按顺序编写页码,无论单面或双 面,只要有书写文字符号的文件材料,均为一页,页号的位置打在非装订线一侧的 下角。

3.7.3 每个案卷组成后,要填写卷内目录、备考表,写明本案卷文件材料的 总页数,并对文件材料的完整、准确等情况加以说明。

4、外事档案的管理

4.1 外事档案的分类编号根据《高等学校档案实体分类法》,采取年度——类别分类。

4.2根据外事档案的特点和形成情况,编制用于档号的二级类目代号简表。

4.3外事档案档号=年度号+外事档案分类号+案卷号

模式如下:

image.png

案卷号按最下位类目流水。年度按自然年度,留学生按人学年度。

5、其它方面,如外事档案的鉴定、统计、利用等请参阅《西安理工大学档案管 理办法》。


外事类档案归档范围.pdf