出版类档案归档须知

作者:管理员    来源:西安理工大学档案馆        更新时间: 2015-10-08

出版类档案管理实施细则

为了加强我校出版类档案的管理,进一步提高出版类档案工作的质量,根据 《中华人民共和国档案法》、国家教委《高等学校档案工作规范》和《西安理工大学档案管理规定》,特制定本管理实施细则。

1、出版类档案工作的基本原则:

1.1  出版类档案是指在本校编辑出版的具有各类书号、刊号的图书、刊物、 报纸和音像制品以及出版、编辑活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等文件材料。

1.2  学校出版类档案是国家科学文化和学校教学科研的历史记录,也是学 校档案的一个重要组成部分,必须实行统一管理,确保出版类档案的完整、准确、 系统和安全,方便开发利用。

1.3  学校的出版类档案应纳人出版编辑单位的管理制度中,纳人出版单位 的工作计划、规划中,纳人出版单位负责人、责任编辑、出版印刷、发行等工作人员 的工作职责范围。出版编辑部门在布置计划、检查、总结、验收工作时要同时布置、 检查、总结、验收出版类档案工作。

1.4  校各出版编辑部门要有一名领导分管出版类档案工作,并要指定专 (兼)职档案员负责本单位出版类档案的收集、整理、立卷、归档工作。

2、出版类档案的归档范围和工作流程

2.1  凡是对学校、社会当前和长远具有参考价值和凭证作用,反映编辑、出版管理职能和出版活动过程所形成的文件图表、声像等各种载体材料,均属归档范围。

2.2  归档的主要内容和重点:

2.2.1主要内容是出版单位综合管理性文件材料和出版物的编审、出版、发行等方面形成的全部材料。

2.2.2归档的重点是出版活动中各个阶段形成的各种文件材料,尤其是出版物样本。详见附件。

2.3  归档的出版类文件材料,必须遵循自然形成规律,保持文件之间的有机联系。特别要注意出版类文件材料的成套性,保证其完整、准确和系统。

2.4  出版类档案应以出版物名称立卷,根据归档的数量以一书一刊组成一卷或多卷。跨年度的出版档案,放在出版物的出版年度立卷。

2.5  出版物档案内的原稿,清样均须除去金属物,修补破损处,用线装订,卷内材料以左下方对齐,在左侧装订,并编制页号、件号。

2.6  本校出版编辑部门的专(兼)职档案员应在次年六月底前将上年的出版物档案材料按时移交归档。并按要求填写移交目录一式二份,双方各执一份。

3、出版档案的管理

3.1  出版档案应按照学校档案的管理办法,进行分类编目,排架管理,本出版类档案的内容结构和形成特点编制用于档号的二级类目代号简表。

出版类档案档号=年度号+出版档案分类号+案卷号

模式如下:

 image.png

案卷号按最下位类目流水。年度用出版年度。

3.2  编目可在案卷脊背上填写档号,也可在脊背下端40毫米处贴上记有档号的标签。

3.3  案卷入库时,必须做到物帐卡相符,然后按照档案号的顺序排放。

3.4  音像出版物只保存纸质文字部分,音像部分本身可编入声像类档案,并另设专柜保存。 

3.5  出版档案的鉴定销毁,按《西安理工大学档案管理办法》执行,并视出版物的历史价值、科学价值和使用价值(划分保管期限分永久、长期、短期三种)进行鉴定,确定其保管期限。

4、出版类档案的开发和利用

4.1  出版类档案主要针对出版编辑部门的利用。其借阅手续可查看《西安理工大学查阅利用档案材料的规定》。

4.2  定期编辑出版档案汇编或内容摘要,在学校内部提供利用,并有选择地进行外部交流。

出版类档案归档范围和期限