产品生产与科技开发类档案归档须知

作者:管理员    来源:西安理工大学档案馆        更新时间: 2015-10-08

为了提高我校产品生产与科技开发档案(以下简称产品档案)的质量和管理水平,充分发挥产品档案在学校建设中的作用,根据《中华人民共和国档案法》,国家教委颁布的《高等学校档案工作规范》和《西安理工大学档案管理规定》,制定本管理实施细则。

1、产品档案工作的基本原则和归档范围。

1. 1产品档案是指本校在产品设计、试制、生产和销售过程中形成的具有保存和利用价值的文字、图表、声像等载体材料。

1.2产品档案是学校产品生产、科技开发活动的真实记录,是储备生产技术的一种形式,是重要的信息资源之一,必须实行集中统一管理,保证产品档案的完整、系统和安全,以便于利用。

1.3 产品档案是衡量校办企业管理水平的重要标准之一,必须与生产单位的计划管理,质量管理和岗位责任制紧密配合,在布置、检查、总结、验收产品工作时,同时布置、检查、总结、验收产品档案工作。

1. 4 归档的产品档案材料必须对学校和社会,当前和长远具有参考价值和凭证作用,必须真实地反映产品生产、经营、销售和管理各个环节的全过程。

1.5归档的主要内容包括:综合管理、销售管理和计划准备、设计、试制、鉴定与生产等六个方面,具体范围见附件。归档的重点是经济实体的审批材料,业务往来合同,经济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成的不同载体材料。特别是全套设计,工艺图纸等关键性材料。

2、产品生产与科技开发文件材料的部门立卷及归档流程。

2.1产品生产与科技开发文件材料的形成、积累、整理、归档是产品生产有关管理人员和生产技术人员的职责。实行由产品生产技术管理负责人主持立卷归 档的责任制。产品鉴定或定型后,产品设计的主要负责人必须把形成的文件材料收集齐全,按其自然形成规律和有机联系,系统整理立卷,经技术管理部门审查验收后归档。综合性材料由办公室负责归档。

2.2归档的产品生产与技术开发文件材料优良,综合性材料必须是原件(定稿)。要求制成材料,格式统一,字迹工整,图像清晰。图纸幅面大小按国家标准格式,禁止用不耐久的书写工具,并要求签字手续完备。

2.3归档的材料要求报告与批复配套,文件排列顺序是;正件在前、附件在后;印件在前,原稿在后;文字材料在前,图纸在后。并将组好的案卷逐项编页号, 页码的位置在非装订线一侧的下角。

2.4学校在校工厂设档案分室,产品项目档案由分室每年向校档案馆移交一份目录。

3、产品生产与技术开发档案的管理和开发利用。

按照《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》对产品档案迸 行分类编号、排架保管。我校产品档案档号设置为二级。

3.1产品档案档号=年度号+产品档案分类号+案卷号

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案卷号按最下位类目流水、年度采用投入生产和科技开发的自然年度

3.2 产品档案一经归档,不允许随意改动,确因技术上需要更改时。必须填写更改通知单,办理有关手续。

3.3产品档案的借阅应持有效证件,办理登记手续。属于保密部分和控制使用部分的档案需经有关领导批准。利用后要填写利用效果登记表。

3.4产品档案的保管期限、密级、鉴定和销毁应按有关规定执行。在产品档案的管理中,必须严格执行国家保密法,专利法等有关法律、法规,确保产品档案 的安全,维护科技人员的合法权益。

3.5产品档案分室应定期编制本单位产品档案目录及摘要,编写各种参考工具,在单位内部使用,积极开发产品信息资源,为生产服务。

产品生产与科技开发档案归档范围和保管期限表