基本建设类档案归档须知

作者:管理员    来源:西安理工大学档案馆        更新时间: 2015-10-08

为提高我校基本建设档案的工作质量和管理水平,充分发挥基本建设档案(以下简称基建档案)在学校工程建设,建筑物的改扩建及日常维修等活动中的作用,根据《中华人民共和国档案法》及相关法规,结合我校基本建设工作的具体情 况,特制定本实施细则。

1、基建档案工作的基本原则

1. 1基建档案是指本单位在基本建设管理,新建工程项目的建设,建筑物改、扩建和维护管理,防震加固等活动中直接形成具有保存价值的文字、图表、声像等载体材料。

1.2基建档案是我校基本建设工作的真实记录和历史凭证,是使用、维修和 计算校产的依据,是学校档案的重要组成部分。为确保基建挡案准确、完整、系统和安全,必须实行集中统一管理。任何单位和个人都不得无故拒绝归档或据为己有。不得将档案材料私自转借、买卖和销毁,如有违反者将按照《中华人民共和国档案法》的有关条款进行处理。

1.3基建档案材料的形成、积累、整理和归档是基建档案管理过程中的重要环节。学校基建管理部门应将档案工作列入职责范围之内,明确领导和兼职档案人员的岗位责任,纳入日常工作计划和管理制度之中。在布置、检查、总结和验收基建工作时,应同时布置、检查、总结、验收基建档案工作。在每项基建工程开始的 时候,应向施工单位提供学校基建档案的归挡范围和归档要求。

1.4学校的每项基建工程验收时,必须有校档案馆人员参加,对基建项目的全部材料,竣工图纸进行审核以确保归档基建档案材料的完整和准确。若施工单位在工程竣工时不能移交完整的竣工文件材料和竣工图纸,不予进行工程验收,不予结算工程费。

2、基建档案的归档范围和工作程序

2.1学校基建档案主要包括:学校基建工作规划、年度工作计划、上级对基建工作的批复等综合管理性文件。基建项目的可行性研究、设计基础、设计文件、工程管理、施工文件、竣工图,以及棊建项目的顶算、概算、决算、地下管网等图纸和文件材料。基建和维修部门应在项目工程招标或签定合同时,将档案材料的归档要求明确写进招标文件或合同中,以保证基建档案的真实、完整、准确。具体归档范围详见附件。

2.2归档的基建文件材料和图纸应为原件,纸质优良,字迹工整,图样清晰。 如有更改,应标有详细的说明。严禁使用铅笔和圆珠笔书写,签字和印鉴齐备,请示和批复同时归档,不可缺少。

2.3归档各类竣工图的编制应严格按照陕城办发(1986)57号文件《竣工图的编制方法》的要求执行,凡在基建文件材料归档后建筑物发生改扩建变化的,有关部门必须及时地修改原竣工图,并填写变更通知单,以便今后利用。

2.4 整理组卷

2.4.1基建文件材料的组卷,应保持其有机联系和便于利用。首先对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式系统整理,按照工程项目组成一卷或多卷。

11 2管理性文件排在整个项目的首卷,其它材料按照文件性质分别组成 不同案卷。文件材料排列应按照正件在前、附件在后;批复在前、请示在后;图纸按 固有的类别和专业排列。

2.4.3卷内文件材料必须拆除金属物,无论单面或双面只要是有文宇内容 均应在每页非装订线一侧下角打页号,每卷页号从1开始。以件为单元的材料和图纸均在每件右上角加盖有单位名称、档号、件号的印记,并逐页打号。

2.5 基建档案的归档验收

2.5.1学校档案部门应是工程验收小组的成员.会同学校基建管理部门负责归档基建文件材料和工程项目竣工图纸的验收工作。

2.5.2凡具有法律依据和凭证作用的重要文件,如产权证明、征地文件、土地证、处理纠纷等文字材料在该项工作处理完毕后应立即归档。凡涉及校内房产 维护、测量鉴定、建筑物的改扩建等文件材料和图纸,在该项工作完成后立即归档。

2.5.3对学校基建、扩建、维修等各类工程项目的档案材料、学校按有关规 定从总投资额中扣留5%作为档案保证金,待工程完工后,由校档案馆对其工程材料进行验收,向校财务处出具证明再结算此款。

2.5.4基建工程项目的全部文件材料及竣工图纸等应在该工程竣工后两个月内归档。

2.5.5基建管理部门形成的综合性管理文件,在次年的六月底前归档。

3、基建档案的管理

3.1基建档案的分类编号

3.1.1按照《中国档案分类法一教育档案分类表》,《高等学校档案实体分类法》进行分类标引。

3.1.2根据基建档案的内容和形成的特点,结合学校的实际,编制用于档号的三级类目代号简表。

3.1.3 基建类档案档号二年度号+基建档案分类号十案卷号

模式如下:

image.png

案卷号按最下位流水编号,综合文件用自然年度,项目用竣工年度。

3.2编目在每盒档案背脊上填写档号,档号填写宇迹工整,醒目规范,便于查找。

 

基本建设类档案归档范围和实施细则.pdf                             基本建设项目竣工报告