教学类档案归档须知

作者:管理员    来源:西安理工大学档案馆        更新时间: 2015-10-08

1、引言

1.1教学档案是学校档案的重要组成部分,是我校师生员工的劳动成果和智慧结晶。为了加强我校教学档案工作,充分发挥教学档案在学校教学管理、教学活动、教学研究等项工作中的作用,提高教学档案的质量和科学管理水平,逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化,更有效地发挥教学档案的作用,根据《中华人民共和国挡案法》、《高等学校教学档案工作规范》和《西安理工大学档案管理规定》,结合我校实际,特制定本管理实施细则。

1.2本管理实施细则依据《中华人民共和国档案法》,国务院批准的《科学技术档案工作条例》,国家教委制订的《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》,国家教委、国家挡案局教办字(87)16号文件等法律、法规、规范。

2、教学档案工作的基本原则与归档范围

2.1凡在教学管理及教学实践活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。

2.2教学档案是衡量学校教学管理水平和教学质量的重要标志,是学校档案的主体、核心和重点之一。

2.3教学档案实现集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

2.4各教学管理与业务部门应明确分管档案工作的负责人及兼职挡案干部,统一管理本部门的教学文件材料,并按期向学校档案部门移交。

2.5努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变,分散管理向集中管理转变,手工管理向现代化管理转变,逐步建立教学档案数据库,并纳人学校信息系统的管理和开发利用,成为教学工作的信息咨询部门之一。

2.6教学档案归档范围确定的原则

2.61归档的教学文件材料,必须对学校和国家具有参考价值和凭证作用。

2.6.2归档的教学文件材料,必须反映学校管理活动的全过程,力求完整、 准确、系统。

2.6.3归档的教学文件材料主要内容包括综合管理、招生、学籍管理、教学、 学科建设、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作等方面,详见附件。

2.7不归档的文件材料

2.7.1上级有关教学的普发文件(非专指高校)

2.7.2上级有关教学的未定稿文件,重份文件;

2.7.3无查考利用价值的事务性、临时性文件;

2.7.4校内其他单位发的文件。

3、教学文件材料的部门立卷

3.1新学年开始后,由分管档案工作的副校长向各院、系、处、部署新学期工作时,同时布置形成积累教学文件材料的任务。

3.2兼职档案员按文件材料类别进行积累,并定期整理。

3.3档案馆要经常了解、督促、检查、指导兼职档案员做好教学文件材料的 积累工作。

3.4归档的教学文件材料必须格式统一,字迹清晰,完整齐全,教学档案管 理文件一般归挡一份。

3.5坚持部门立卷归档的原则.由各院、系、处兼职档案员负责向档案馆归档。

3.6根据教学文件材料的形成规律及各级颁发的法规和规定进行组卷。卷内密不可分的文件材料按正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后排列。

3.7卷内文件一律拆掉金属物,并且分别用线装订,不允许文件出现破损现象。

3.8按顺序编排页号,只要有文字,均应编码,页码位置在非装订线一侧的下角,并填写卷内目录与备考表。

3.9归档移交

3.9.1移交档案时,交接双方必须当面检查验收,凡不符合规定要求者,应改正后再移交。

3.9.2教学各类材料于次年6月底前归挡。

4、教学档案的管理

4.1分类编号

4.1.1按照《高等学校档案实体分类法》进行分类标引。

4.1.2根据教学挡案的内容与特点,类目设置为二级。

4.1.3教学类档案档号=年度号+教学档案分类号+案卷号 模式如下:

image.png

4.2编目

4.2.1 每卷档案封面上的项目填写清楚,卷脊上笱挡号。

4.2.2桉档号顺序,编制教学档案目录。

4.2.3编制各种分类目录和专题目录及目录卡。

4.3排架保管

4.3.1按教学档案档号顺序排架。

4.3.2保管要求按《高等学校档案部门业务建设规范》第9条执行。

4.4鉴定、销毁与统计

4.4.1按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

5、教学档案的开发利用

5.1协助利用者查找、利用档案,解答有关问题;

5.2编制书本式目录,发至各部门使用,并有选择地与外单位进行交流。 

5.3编辑各种参考材料,为全校师生服务。

5.4借阅按“西安理工大学查阅利用档案管理办法”执行。


教学归档范围.pdf