党群行政类档案归档须知

作者:管理员    来源:西安理工大学档案馆        更新时间: 2015-10-08

为了加强学校党、政档案的科学管理,逐步实现规范化,制度化,更好地为学校各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、囯家教委《高等学校档案工作规范》和《西安理工大学档案管理规定》,结合学校实际情况,制定本细则。

1、党、政档案工作的基本原则

1.1 凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料,均属党群、行政档案。

1.2 党、政档案必须集中统一管理,确保完整、系统、准确和安全,便于开发和利用,任何单位和个人不得擅自保存和销毁。

1.3 党、政文件材料应实行文书处理部门立卷制度。

1.4 党、政文件材料的归档工作实行“三纳入”,既纳入学校各部、处、所、院 的工作计划;纳入管理制度:纳入管理人员的职责范围。做到“四同步”管理,布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

1.5 学校各部、处、室、院、所要有一位负责人分管本单位的档案工作,并指定专(兼)职档案人员,协同学校档案部门认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。

1.6 学校各单位要做好现行文件的管理,坚持平时立卷制度,建立案卷类目,将已办理完毕的文件随时依照案卷类目,分别归卷。

1.7 要努力实现党、政档案现代化管理,逐步采用先进管理技术手段。大力开发档案信息资源,提高利甩率,最大限度地发挥党、政档案的作用。

2. 党、政文件材料的部门立卷和归档程序

2.1形成积累

学校各部、处、室、院、馆、所、中心、工会、团委和各分党委、总支及直属部门均为立卷单位。一个年度需要立卷的文件材料必须收集齐全、完整。

各立卷单位根据本单位的职责范围及历年文件材料形成规律,参照附件一,编制案卷类目。

每一个立卷归档单位的专职文书处理人员或兼职档案人员,在平时应严格按 照文书处理制度做好文件材料的收集和整理工作,按照案卷类目分别归卷。

2.2立卷

2.2.1立卷原则

立卷部门应按问题、时间、重要程度,文件材料的形成规律,工作的有机联系,并适当照顾保存价值,分类组卷,使案卷内容能准确全面反映职能活动的真实面貌。便于查找利用为原则。

2.2.2立卷分工

中共中央、国务院、省、市党委、人民政府,国家教委以及国务院有关部委下达的文、电材料,综合性的,由党办、校办立卷归档;专业性的或具体业务性的,由各承办单位立卷归档。

以党委和学校名义的发文〔用党办、校办发文号的)由党办、校办分别立卷归档〈一般应保存两份以上以学校名义发文,用部门发文号的,由各部门立卷归档,重要的也应存两份以上。

党委和学校召开的重要会议,如党代会、教职工代表大会,党委全委会,校务会等所形成的会议记录、纪要和文件材料等,由党办、校办分别立卷归档,召开的全校性专门会议所形成的文件材料由主办单位立卷归档。

校内各单位向党委、学校的请示报告正文及针对的批复、批转的原件,由党办或校办立卷归档;请示报告的原稿及批转、批复的复制件,则由报文单位立卷归档。两个以上单位共同办理的文件,由主办单位立卷归档,协办单位只保存复制件。

各临时机构形成的文件,应于机构撤销前做好整理工作,按文件内容分类.组卷移交学校档案部门保存,任何人不得将文件随人带人其它单位。

2.2.3 立卷程序

按照归档要求由专(兼)职档案员,根据案卷类目平时做好文件收集、分类工作,待文件收集齐全后,依照如下程序进行调整检查。

检查案卷文件是否收集齐全、完整,剔除无需归档的文件。

检查案卷中文件之间的联系,同一问题的文件是否合理组合。

检查案卷文件的保存价值,将文件按不同的保管期限分别组卷。

检查案卷文件数量,一般每卷不超过200页,对同一问题文件数量多时,可分 开组卷,冋题单一文件数量少时可组薄卷。

2.2.4立卷分类

分年度

组卷时,必须将文件按其形成或针对的年度分开。一般文件,归入文件的形成年度;跨年度的请示与批复,归入批复年度;跨年度规划、计划、一般可!归入内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告,归人文件内容针对的最后一个年度; 跨年度的会议文件,一般可归入会议开幕的年度;跨年度的非诉讼案件材料,应归 入结案年度;法规性文件归入公布或批准年度;按学年处理的文件归人专门学年度。

分问题

将文件按其内容所反映的问题、事务分开。

分期限

将文件按不同的保管期限分开。

2.2.5立卷组合

立卷组合的基本要求:一般应以问题为主,兼顾其它特征,使之联系紧密。

立卷组合的基本方法:

会议文件,按会议的届次组合,根据文件的数量,可以一会一卷,一会数卷或数会一卷;

非诉讼案件,按立案问题或人头组合,可以一案一卷或一案数卷;

人民来信材料,可按信件作者,信件的处理形式或信件所反映的问题组合;

统计、报表、名册等文件,按照格式名称组合,根据文件数量,可组成一卷或数 卷,学校管理和业务活动所形成的业务文件、调研材料等,一般按单一问题组合;

工作计划、总结等文件,一般可按责任者或名称组合;

简报、刊物可按名称或期号组合;

其它文件材料可根据具体情况进行组合。

2.2.6 卷内文件的排列

批复、批示在前,请示、报告在后;正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发件在前,被转发件在后;非诉讼案件结论性材料在前,依据性材料在后;其它文件材料按文件重要程度或形成时间先后排列。

对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等。要进行加边、修补和裱糊;对较大的表格,要适当地折 叠拆除文件材料上的金属物。

卷内文件编号

成卷装订的卷内文件编页号,按件装订的卷内文件编件号。

卷内文件凡有书写文字均应编写页号;页号的位置在每页材料非装订线一侧的下角。

卷内文件应逐件加盖档号章,并填写档号章的各个项目,编制件号;档号章的 位置在每件文件首页的右上角。卷内文件的件数,一般以每份文件单独计算为一 件;请示与批复,来文与复文应分别计算件数;正本、定稿,历次修改应分别计算件 数;正件与附件,按一件计算。

2.2.7填写卷内文件目录

顺序号:以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

文号:文件制发机关的发文字号。

责任者:形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

题名:即文件标题,一般应照实抄录,没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“”号。

日期:文件的形成时间,填写时可省略“年”、“月“、”日”字.在表示年、月、日数的右下角加“.”号。

页号:卷内文件排列顺序所在位置的首页号

2.2.8填写卷内备考表

本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名,标注时间。

立卷人:由组成本卷的责任者签名。

检查人:由对案卷质量进行审核的责任者签名。

立卷时间:填写完成立卷的日期。

拟写案卷标题:

案卷标题一般由作者、问题、名称组成。标题应简明扼要,正确地反映出全卷 文件的内容,并根据卷内文件价值注明案卷的保管期限。

移交档案馆归档

本年度六月底以前,档案馆接收上年度的案卷归档。归档需填写移交清份一式二份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时,交接双方签名盖章。

3. 案卷质量要求

案卷质量总的要求是,遵循文件材料的形式规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

3.1卷内文件材料必须准确反映学校各项工作和管理活动的真实内容,手续完备,制作和书写材料利于长期保存。

3.2正确鉴定文件材料的保存价值。

按照立卷原则,在不影响文件的有机联系情况下,同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期先后排列。

3.2.1凡是反映学校主要职能活动和历史面貌,对学校建设和发展、国家建设、历史研究具有永久利用价值的档案,应列为永久保存。

例:学校的重要请示、报告、决定及教育事业发展规划;内部机构设置、干部任 免、工作计划、总结等;上级主管部门针对本校下达的重要指示、批复及干部任免 等。

3.2.2凡是反映学校教学、科研、党政管理等项活动,在相当长的时间内,对 本校和社会有查考利用价值的文件材料,列为长期保存。

例:学校一般会议文件材料,各部门工作计划、总结、规定等;上级颁发的需要 贾彻执行的一般文件材料等。

3.2.3凡是在比较短时间内,对学校和社会工作有参考价值的文件材料,列为短期保存。

3.3每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录,对文件材料原有题名不能随意更改和简化。若无题名或题名不能说明文字内容的文件,要重新拟定并在前后加【】。没有责任者,没有年、月、日的文件,要考证清楚、及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体,不同声像载体之间的参见号。

3.4案卷题名应简明确切地反陕卷内文件内容,要求文体简炼,使用简称应 通用易懂,并用毛笔或弯头钢笔书写,字迹要工整、清晰,不得超过50个字。

3.5卷内文件要去掉金属物,托裱破损文件,字迹模糊的应复制与原件放在 一起,装订用三孔一线。

3.6卷内文件的书写材料必须油印或采用耐久性字迹即碳素墨水书写。要 求字迹清晰,杜绝使用园珠笔、铅笔等不耐久书写工具。文件底稿采用16开优质 纸张,横写、横排。

3.7党、政文件材料是学校各项工作的重要历史凭证,由文件形成单位整理,立卷归档。学校档案馆负责统一管理。任何单位和个人不得擅自保存和销毁。

3.8各单位在进行文件材料整理立卷时,档案馆将派人给予指导,对于不符合要求的案卷,必须重新整理,审查合格后,再移交归档。

4. 党、政档案的管理

4.1分类编号

4.1.1按《中国档案分类法一教育档案分类表》分类标引,给出检索分类号。

4.1.2根据学校党、政档案的内容特点和形成规律,编制用于档号的二级类目代号简表。

4.1.3党群(行政)类档案档号 = 年度号+党、政档案分类号+案卷号

其模式如下:

 image.png

 案卷号按最下位类目流水,年度用自然年度。

4.2 编目

4.2.1 档案部门要在接收案卷的卷脊档号栏书写档号,档号下沿的位置距 案卷脊背底边40毫米处。

4.2.2 按分类原则编制党、政档案案卷目录,为了方便调阅档案,还应编制全引目录、分类目录、专题目录、主题目录卡片作为检索工具。

4.2.3 对每个案卷进行案卷级和文件级著录标引卡的填制,作为手工检索和计算机采集卡使用,并及时将著录数据存贮到计算机中,用计算机进行管理,并与学校信息联网。

4.3 排架

4.3.1 案卷人库时应检査帐、卡、物是否相符,将案卷按档号顺序在档案柜

内依次自上而下,从左到右竖立排放。

4.3.2 库房柜架应编顺序号,各柜、各库均应有档案存放标志图、示意图。

5. 档案的保管

5.1 档案部门应对档案的安全定期组织检查,加强档案保护,落实“八防措施”,并记录在案,发现问题及时解决,对破损、褪变档案要及时修补、复制。

6. 档案的鉴定和统计

6.1 在分管档案工作的校长领导下,档案部门和有关部门组成鉴定小组,根据保管期限原则规定,以一个年度,一个问题的档案材料为基础,按照分工,个人初鉴,集体审查,对到期的档案,提出销毁或延长保管期的意见,登记造册经分管 校长批准后,方可存毁。销毁档案时有两人以上监销,并在销毁清册上签字。

6.2 档案部门要建立建全统计台帐,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁情况和档案工作年报表。

7. 党、政档案的利用和编研 I

7.1严格执行档案借阅制度,借阅非本单位形成的档案要经归档部门领导或档案馆领导审批方可借阅。

7.2严格遵守保密规定,不得随意泄露秘密级以上档案内容。

7.3严禁借阅人员进人档案库房,确因工作需要,必须经档案人员同意方可入内。

7.4档案查、借、归还时,由利用者和档案部门共同进行清点检查,并在档案查阅或借阅登记薄上登记。

7.5对离校及离退休人员,在办理调离手续前,必须清还档案。

7.6做好党、政档案汇编工作,编制全宗介绍、年鉴、学校大事记、组织机构沿革、基础数字汇编等。

7.7古老、珍贵的档案,应备有缩微或复制件,以代替档案原件提供利用。

7.8对已开放的党、政档案,应另行编制开放档案目录和检索工具,供利用者检索。

7.9结合学校管理工作现代化的进程,创造条件,逐步应用计算机进行档案的检索、汇编,提高开发利用档案的能力。


党群、行政档案归档范围.pdf