西安理工大学档案管理办法

(2016年5月30日第3次校务会议审议通过)

作者:管理员    来源:西安理工大学档案馆        更新时间: 2015-10-08

 

第一章     总 则

第一条 为了进一步加强学校档案工作,推进学校档案工作规范化、标准化、信息化建设,有效保护和利用档案,充分发挥学校档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等法律法规,结合学校实际,特制定本办法。

第二条 本办法所称的档案,是指学校在人才培养、科学研究、社会服务和文化传承创新中直接形成的对师生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案工作是学校重要的基础性工作,纳入学校整体发展规划,实行统一领导,集中管理。

第四条 档案工作由一名校级领导分管,其主要职责:

(一)贯彻执行有关档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度。制订学校档案工作中长期发展规划和年度计划;

(二)将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;

(三)建立健全与办学规模相适应的档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;

(四)监督、检查学校档案工作,组织、开展学校档案工作评估;

(五)研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

 

第二章 管理体制及机构职责

第五条 学校设立档案馆,直属学校领导,接受学校档案管理指导。档案馆是全校档案进行组织、协调和管理的职能部门,为广大师生和社会提供档案信息服务的业务部门。

第六条 档案馆主要职责:

(一)贯彻执行有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

(二)拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

(三)组织协调学校各部门档案工作,对校内档案分室进行业务指导、监督和检查;

(四)负责征集、接收、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案资料;

(五)编制检索工具,编研、出版学校档案和校史资料,开发档案信息资源;

(六)组织实施学校档案信息化建设和电子文件归档工作;负责档案馆网站建设与维护工作;

(七)严格执行保密制度,做好档案的鉴定和密级调整工作,及时组织对已超过保管期限档案的鉴定、销毁工作;

(八)负责组织全校档案工作人员的业务学习与培训,做好档案人员的年度考核工作;

(九)开展档案管理工作学术研究和交流活动。利用档案资料开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥其文化教育功能。

第七条 需要特殊保管条件或利用频繁且具有一定独立性的档案,可以根据实际需要设立档案分室单独保管。档案分室是学校档案馆的分支机构,由所在单位领导,接受学校档案馆的业务指导、监督和检查。独立学院的档案工作由独立学院自行负责,同时接受学校档案馆的业务指导、监督和检查。

    档案分室是经学校同意由各分室单位具体管理的档案,其中,实验室管理处负责仪器设备档案,理工晶科负责产品档案,宣传部负责部分声像档案。其主要职责:

(一)宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的法律法规、方针政策和学校关于档案工作的有关规定,综合规划本单位档案工作;

(二)贯彻落实学校档案工作规章制度,确定归档内容和保管期限;

(三)负责征集、接收、整理、鉴定、统计和保管各分管档案及有关资料;

(四)编制检索工具,编研、出版本单位档案资料,开发档案信息资源;

(五)组织实施本单位档案信息化建设和电子文件归档工作;

(六)负责本单位档案的开放和利用工作;

(七)严格执行保密制度,做好档案的鉴定和密级调整工作,及时组织对已超过保管期限档案的鉴定销毁工作;

    上述档案分室均需指派人员进行档案管理,并按档案保管要求添置必要的装具和设备,制定保管和借阅制度。同时向校档案馆移交一份档案目录,以备查考。业务上接受档案馆的指导和检查。

第八条 学校各部门确定一位主要负责人专门分管档案工作,对本单位的归档材料进行督促检查,并对本单位立卷归档材料进行审核。同时,各单位配备专(兼)职档案人员,负责组织本单位的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。档案馆负责全校归档工作的监督和指导。

    校内各单位专(兼)职档案人员的职责:

(一)按照学校有关规定,做好本单位档案材料的收集、保管、整理、归档工作,保证移交的档案材料齐全、系统、规范;

(二)负责存放在本单位的档案材料的分类、组卷、编目、登记、保管和利用等工作;

(三)做好本单位档案安全和保密工作;

(四)接受学校档案馆的业务指导、监督和检查。

第九条 对长期接触有毒有害物质的档案人员,按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并按照有关规定予以补助。对档案人员中的涉密人员,按照有关规定予以专项补助。

 

第三章 档案管理

第十条 学校各部门要建立、健全档案工作的检查与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高档案管理水平。

第十一条  学校科研成果和新产品鉴定、基建工程竣工验收和重大设备开箱必须有档案人员参加,并对归档材料进行检查,没有完整、准确、系统的文件材料的项目、基建工程不予验收,不做工程决算,科研项目不予评奖,不予上报成果。

第十二条  实行档案材料形成单位(部门)立卷的归档制度。校内各单位应按照各类档案管理实施细则的要求,按照纸质和电子文件材料的自然形成规律,对档案材料整理、立卷、归档。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带以及实物等各种载体形式。归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。其中,电子文件的归档要求按照国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局令第6号)和《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894—2002)执行。

第十三条  学校各部门文件材料的归档范围:见《西安理工大学档案管理实施细则》

第十四条 档案材料归档时间:

(一)学校各单位形成的档案材料,应按学校档案馆的规定整理立卷后在次年6月底前归档。

(二)各学院和教学单位形成的教学文件材料,应按学校档案馆的规定经有序整理后归档。应届获得博士、硕士学位毕业研究生的学位论文和学位评审材料应在授予学位后6个月内归档;应届本科毕业生学业成绩表、学籍异动表和学籍登记表应在当年10月底前归档;其他教学综合管理文件材料应在次年4月底前归档。

(三)科研类档案应当在项目完成后次年6月底前归档。

(四)基建类档案应当在项目完成后3个月内归档。

(五)仪器设备类档案应当在完成验收后的6个月内归档。

(六)财会类档案在会计年度终了后,暂由档案生成单位保管3年,期满后向学校档案馆移交。

(七)各立卷单位形成的实物档案应即时归档。

(八)重大活动档案应当在活动结束后2个月内归档

第十五条  档案馆接受档案时,要检查案卷质量,符合要求后,方可按照移交目录进行签收。电子文件归档应按照电子文件归档要求验收移交。

第十六条  档案部门要对档案资料进行科学分类、编号和排列。编制必要的检索工具,为管理和利用档案提供方便条件。

第十七条  档案馆按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经学校有关部门(含档案馆、学校保密委员会办公室和有关业务部门)鉴定并登记造册报校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第十八条 档案馆应采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或字迹褪色的档案,应当及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

第十九条 学校与其他单位分工协作完成的项目,档案馆应当保存一套完整的档案。教职工对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。对于教职工个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,学校档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。根据需要,学校档案馆可以提供档案寄存服务。

第二十条 加强学校档案资源建设,对于与学校有关的各种档案史料的征集,由学校档案馆制定专门的制度和办法。实物档案原则上由学校档案馆集中管理。

第二十一条  档案馆对档案和资料的保管情况定期检查,消除安全隐患,遇有特殊情况,应当立即向校长和分管校领导报告,及时处理。档案库房的技术管理工作,应当建立、健全有关规章制度,由专人负责。

第二十二条 档案馆加强档案统计工作,认真执行档案统计年报制度,并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第二十三条 档案馆依据本办法制定各类档案管理实施细则。

 

第四章 档案的利用与公布

第二十四条 档案馆按照国家有关规定公布档案。未经学校授权,其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者,不对外公布:

(一)涉及国家秘密的;

(二)涉及专利或者技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的; 

(四)档案形成单位按规定限制利用的。

第二十五条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关手续后,均可以利用已公布的档案。 

境外组织或者个人需要利用档案的,按照国家和学校的有关规定办理。

第二十六条 涉及未公开的档案,应经档案形成单位或本人同意,需要利用涉及重大问题或国家秘密的档案,应经学校保密办批准,必要时报请校长审批。

第二十七条 用户需要档案馆提供重要珍贵历史档案,一般不予提供原件,如有特殊需要,应当经学校档案馆负责人批准,必要时报请校长审批。 

第二十八条  档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆专用公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

第二十九条 档案馆设立专门的阅览室,并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》(DA/T18—1999)执行),提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等,为学校和社会利用档案创造便利条件。学校各部门和个人利用其所移交、捐赠的档案,档案馆应无偿或优先提供。

第三十条 寄存在档案馆的档案,归寄存者所有。学校档案馆如果需要向社会提供利用,应当征得寄存者同意。

 

第五章 条件保障

第三十一条 学校档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的正常需求。

第三十二条 学校档案库房应当配备防火、防盗、防尘、防潮、防光、防高温、防有害生物、防有害气体的必要设施,确保档案安全。

存放涉密档案应当设有专门库房或专柜,由专人负责管理。

第三十三条 学校设立档案管理现代化、信息化、智能化设施设备专项经费,加快数字档案馆建设,保障档案信息化建设与数字化校园建设同步进行。

 

第六章 奖励与处罚

第三十四条 对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人,学校给予表彰、奖励:

(一)在档案管理和服务各项业务工作中成绩显著的;

(二)在校史研究、展览和教育活动中成绩显著的;

(三)在档案管理和校史工作的理论、技术和方法研究中成绩显著的;

(四)将重要或珍贵档案和校史资料捐赠给学校的;

(五)在同违反档案法律法规行为斗争中表现突出的。

第三十五条 根据《档案管理违法违纪行为处分规定》(中华人民共和国监察部 中华人民共和国人力资源和社会保障部 国家档案局令第30号),对档案管理中有下列行为之一的,学校要对直接负责的主管人和直接责任人给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六)其它违反国家档案法律法规的行为。

 

第七章 附  则

第三十六条 本办法由学校授权档案馆负责解释。

第三十七条 本办法经校务会议修订通过,自公布之日起施行。原有《西安理工大学档案管理规定》同时废止。